ALLEGRA COMPANY S.A.S, sociedad con NIT-901.440.002-9, en adelante “ALLEGRA COMPANY”, es responsable de los datos personales e información que le suministran sus empleados, aspirantes a ser empleados, exempleados, contratistas y ex contratistas, así como de sus clientes actuales, antiguos y potenciales, proveedores y ex proveedores, accionistas y usuarios.
En la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en calidad de Responsable se establecen las finalidades, tratamiento y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política. La celebración de contratos de trabajo y de prestación de servicios con ALLEGRA COMPANY S.A.S, la postulación para suscribir estos contratos y/o la aceptación expresa o tácita de las presentes políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.
El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es ALLEGRA COMPANY S.A.S, sociedad con NIT-901.440.002-0, su domicilio y dirección es en la Calle 60ª Sur #66-44, en la ciudad de Bogotá D.C., D, Colombia; teléfono: P.B.X 322-6826364; Correo electrónico de notificación judicial: organicosdecolombia@gmail.com
2.1. Legislación Vigente: La legislación Nacional vigente en materia de Protección de Datos Personales es la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y las normas que las reglamenten, reemplacen o modifiquen. Igualmente, se
2.2. DEFINICIONES: Para el mejor entendimiento y cumplimiento de la presente Política se deben tener en cuenta las siguientes definiciones de carácter legal:
2.3. Principios que rigen el tratamiento de datos personales: Todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que se encuentran en la base de datos de ALLEGRA COMPANY deben cumplir con los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, los cuales se resumen a continuación:
2.4. Sanciones por el incumplimiento de la Legislación Vigente: El incumplimiento de esta política y de las obligaciones que con ella se dan a conocer puede llegar a generar sanciones para ALLEGRA COMPANY que van desde multas hasta por dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales vigentes, hasta el cierre inmediato y definitivo de la empresa.
3.1. En relación con la base de datos de candidatos a empleados, empleados, contratistas, exempleados y ex contratistas de ALLEGRA COMPANY.:
1) Cumplir el objeto de la relación laboral, civil o comercial que se hubiere adquirido con los Titulares.
2) Conservar y administrar la información de la relación laboral o comercial con los Titulares.
3) Publicar y difundir en la página web de ALLEGRA COMPANY o en cualquier otro medio de difusión, los perfiles académicos profesionales de los Titulares.
4) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos del personal de ALLEGRA COMPANY.
5) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de ALLEGRA COMPANY.
6) Mantener la seguridad de las instalaciones de ALLEGRA COMPANY y de quienes allí laboran.
7) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación laboral o comercial.
8) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de ALLEGRA COMPANY.
9) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
10) Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados o contratistas de ALLEGRA COMPANY y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de estos.
11) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de ALLEGRA COMPANY.
12) Proteger la salud de los empleados y contratistas de ALLEGRA COMPANY.
13) Cumplir el objeto social de ALLEGRA COMPANY.
14) Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, SAGRAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
15) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras.
16) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que ALLEGRA COMPANY ceda su posición contractual.
17) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.
18) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
20) Para la evaluación y desarrollo de procesos de selección y su histórico.
21) Para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de ALLEGRA COMPANY, tales como: manejo administrativo de la relación laboral, pagos de nómina, afiliaciones, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales, entre otras.
22) Para dar atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus representantes o derecho habientes, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el titular esté o hubiere estado vinculado.
23) Para participar en procesos de contratación pública o privada, y atender las condiciones o exigencias de dichos concursos, licitaciones, manifestaciones de interés públicas o privadas, precalificaciones públicas o privadas, presentación de propuestas, y en general, a la inscripción o participación en cualquier proceso de selección de contratación público o privado.
24) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
25) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.
26) Proteger la salud de los empleados de ALLEGRA COMPANY y de quienes concurran a sus instalaciones.
3.2. En relación con las bases de datos de clientes actuales, antiguos, futuros y aliados comerciales:
1) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
3) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de ALLEGRA COMPANY.
4) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
5) La difusión de los casos o asuntos atendidos por ALLEGRA COMPANY que hayan sido exitosos y representativos.
6) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.
7) El cumplimiento del objeto social de ALLEGRA COMPANY y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares.
8) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ALLEGRA COMPANY, aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales o internacionales que ALLEGRA COMPANY encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables.
9) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de ALLEGRA COMPANY puedan ser de interés del Titular.
10) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que ALLEGRA COMPANY participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
11) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que ALLEGRA COMPANY, tenga el interés de vender o comercializar en cualquier forma los datos como un activo o bien de naturaleza comercial.
12) Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a ALLEGRA COMPANY, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales y correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
13) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial y/o comportamiento como consumidor.
14) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
15) Para realizar reportes ante las bases de datos de operadores de información crediticios y de naturaleza comercial.
16) Para gestionar el pago de sumas remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal.
17) Para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad.
18) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a entidades gubernamentales nacionales y/o internacionales para los proyectos que gestionen tales entidades.
19) Para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad ALLEGRA COMPANY y/o de Terceros aliados comerciales.
20) Proteger la salud de los empleados de ALLEGRA COMPANY y de quienes concurran a sus instalaciones.
3.3. En relación con la base de datos de futuros, eventuales, actuales y antiguos accionistas:
1) El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con ALLEGRA COMPANY.
2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades.
3) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
4) La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.
5) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
6) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ALLEGRA COMPANY, aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales e internacionales que ALLEGRA COMPANY encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables.
7) Con el fin de preservar la seguridad de ALLEGRA COMPANY, analizar y verificar la información de los accionistas de ALLEGRA COMPANY.
8) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que ALLEGRA COMPANY participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
10) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
11) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
12) Para el ejercicio de desarrollo de los derechos del accionista y de la operación de la asamblea general de accionistas.
13) Proteger la salud de los empleados de ALLEGRA COMPANY y de quienes concurran a sus instalaciones.
3.4. En relación con la base de datos proveedores de ALLEGRA COMPANY.:
1) Cumplir el objeto de la relación civil o comercial que se hubiere adquirido con los Titulares.
2) Conservar y administrar la información de la relación comercial con los Titulares.
3) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos de los proveedores de ALLEGRA COMPANY.
4) Mantener la seguridad de las instalaciones de ALLEGRA COMPANY y de quienes allí laboran.
5) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación comercial.
6) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de ALLEGRA COMPANY.
7) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
8) Verificar conflictos de intereses en empleados, accionistas o contratistas de ALLEGRA COMPANY y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de estos.
9) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a proveedores de ALLEGRA COMPANY.
10) Proteger la salud de los empleados de ALLEGRA COMPANY y de quienes concurran a sus instalaciones.
11) Cumplir el objeto social de ALLEGRA COMPANY.
12) Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, SAGRAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
13) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras.
14) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que ALLEGRA COMPANY ceda su posición contractual.
15) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.
16) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
17) Para la evaluación y desarrollo de procesos de selección de proveedores y su histórico.
18) Para gestionar y revisar el pago de sumas por labores remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal.
19) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades.
20) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
21) La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.
3.4. En relación con las bases de datos de los usuarios.
1) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
3) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de ALLEGRA COMPANY.
4) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
5) La difusión de los casos o asuntos atendidos por ALLEGRA COMPANY que hayan sido exitosos y representativos.
6) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.
7) El cumplimiento del objeto social de ALLEGRA COMPANY y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares.
8) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ALLEGRA COMPANY, aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales o internacionales que ALLEGRA COMPANY encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables.
9) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de ALLEGRA COMPANY puedan ser de interés del Titular.
10) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que ALLEGRA COMPANY participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
11) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que ALLEGRA COMPANY, tenga el interés de vender o comercializar en cualquier forma los datos como un activo o bien de naturaleza comercial.
12) Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a ALLEGRA COMPANY, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales y correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
13) Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial y/o comportamiento como consumidor.
14) Para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad.
15) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a entidades gubernamentales nacionales y/o internacionales para los proyectos que gestionen tales entidades.
16) Para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad ALLEGRA COMPANY y/o de Terceros aliados comerciales.
17) Para realizar estudios de perfilamiento enfocados a evaluar comportamientos políticos, de consumo, sexuales, desempeño laboral, de opinión y preferencias e intereses personales, entre otros.
ALLEGRA COMPANY podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros-, los siguientes:
4.1. En relación con las bases de datos de empleados, contratistas, exempleados y ex contratistas: Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, referencias, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.
4.2. En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, domicilio, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses y emociones.
4.3. En relación con las bases de datos futuros, eventuales, actuales y antiguos accionistas: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses.
4.4. En relación con las bases de datos de los usuarios: Nombre y apellidos, nombre de la empresa (de manera opcional), número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, domicilio, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses y emociones.
PARÁGRAFO 1. Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral o civil o comercial entre los Titulares y ALLEGRA COMPANY.
PARÁGRAFO 2. ALLEGRA COMPANY solo recopilará y tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.
4.5. Formas de recolección de datos: ALLEGRA COMPANY recolectará datos por medio de su página web, aplicativos, correos electrónicos, formularios físicos o digitales, encuestas por medios digitales o físicos, entre otros medios, a los que tengan acceso los titulares a través de los medios de comunicación, portales web o aplicativos de software de ALLEGRA COMPANY y cualquier otro medio que considere idóneo.
5.1 Información recopilada mediante el uso de cookies y otras tecnologías de seguimiento.
a) cookies: El Sitio administrado por ALLEGRA COMPANY y / o terceros pueden utilizar "cookies", "balizas web", objetos compartidos locales Flash y otras tecnologías de seguimiento similares (colectivamente, "Tecnologías de seguimiento") para recopilar otra información automáticamente mientras navega por el sitio y la web. Las "cookies" suelen ser archivos de texto u otros archivos HTML o basados en el navegador (y a menudo denominados cookies del navegador) que ayudan a almacenar información, preferencias del usuario y / o actividad del usuario. Las "balizas web" (también conocidas como etiquetas de imagen, gif, píxeles de seguimiento o errores web) son pequeños fragmentos de código que se utilizan para recopilar datos, como el recuento de visitas a páginas, visitas a promociones o respuestas publicitarias. Los objetos compartidos locales de Flash ("LSO") (a veces conocidos como cookies de Flash y se utilizan si se utiliza Adobe Flash) son archivos de texto u otros archivos que ayudan a almacenar las preferencias y / o la actividad del usuario.
b) funcionalidades de las cookies: Estas tecnologías de seguimiento recopilan datos de "flujo de clics" y otra información adicional con respecto a sus visitas al sitio (como sus visitas a las páginas web del sitio, tipo de uso del navegador, tipo de sistema operativo utilizado, fecha y hora de visualización, uso de nuestras funciones) e historial de compras o preferencias) u otros sitios web, aplicaciones o servicios interactivos. A través de estas Tecnologías de seguimiento, podemos recopilar dicha Otra información a través de múltiples sesiones en este Sitio y otros sitios web, aplicaciones u otros servicios interactivos y también podemos recopilar o acceder a su dirección IP (que se asigna automáticamente a cualquier Dispositivo (s) y / o Dispositivo y combinación de navegador de Internet que utiliza para acceder al Sitio) y / o establecer o acceder a algún otro identificador único para el (los) Dispositivo (s), la plataforma del Dispositivo y / o la combinación de navegador de dispositivo-Internet que utiliza para acceder al sitio.
c) El uso de tecnologías de seguimiento por parte del sitio para recopilar información: Al visitar el Sitio, ya sea como usuario registrado o no, los titulares reconocen y comprenden que están dando su consentimiento para rastrear sus actividades y su uso del sitio y otros sitios web, aplicaciones o servicios interactivos a través de estas Tecnologías de rastreo y que ALLEGRA COMPANY podrá utilizar tecnologías de seguimiento en los correos electrónicos que son enviados.
d) Uso de cookies por terceros: Los proveedores de servicios de terceros, así como los anunciantes y otros terceros, pueden establecer y acceder a sus propias tecnologías de seguimiento en su dispositivo, sujeto a sus elecciones sobre esas tecnologías de seguimiento y/o pueden recopilar o tener acceso a Información sobre usted y sus actividades en línea a lo largo del tiempo y en diferentes sitios web cuando utiliza el Sitio.
e) Asistencia de terceros: ALLEGRA COMPANY podrá solicitar la asistencia de proveedores de servicios de terceros para que el sitio pueda configurar tecnologías de seguimiento. Por ejemplo, en la medida necesaria para proporcionar servicios básicos de publicación de publicidad, como controlar la frecuencia con la que ve anuncios o asegurarse de que no vea el mismo anuncio repetidamente, podemos solicitar la ayuda de dichos proveedores de servicios de terceros para crear, personalizar o modificar el seguimiento.
f) Restricción a los proveedores: Excepto en la medida necesaria para proporcionar servicios al sitio, los proveedores de servicios de terceros no tienen acceso a las tecnologías de seguimiento establecidas por el sitio, pero ALLEGRA COMPANY podrá proporcionar a los proveedores de servicios de terceros otra información recopilada por las tecnologías de seguimiento establecidas por el sitio en orden para que el sitio proporcione publicidad personalizada o para que los proveedores de servicios de terceros brinden otros servicios al sitio, como medir o analizar la publicidad o la efectividad del contenido o el tráfico en el sitio.
ALLEGRA COMPANY solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los clientes o sus empleados, empleados o contratistas de ALLEGRA COMPANY, y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los clientes, empleados, contratistas y los menores a su cargo. Para tales efectos, ALLEGRA COMPANY tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales. En cualquier caso, tal tratamiento de datos personales será excepcional y deberá contar siempre con la autorización previa y expresa e informada de los titulares. No será permitido tratar datos de menores de edad que inicien en su propio nombre o a través de sus tutores peticiones a través de la plataforma.
Los datos relacionados con el estado de salud, de orientación política, pertenencia a etnias y cualesquiera otros, de los clientes, empleados o contratistas, que sean susceptibles de generar un acto de discriminación, son Datos Sensibles. En consecuencia, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento. Tal tratamiento solo será realizado mediante la autorización cualificada con la cual cuenta ALLEGRA COMPANY para los efectos.
Los titulares que pretendan realizar peticiones a través del aplicativo de ALLEGRA COMPANY donde sea necesario el suministro de información sensible, deberán advertirlo dentro del aplicativo, informando tal situación dentro del formulario correspondiente, para lo cual, teniendo en cuenta la naturaleza de las peticiones y del servicio ofrecido del aplicativo, deberán otorgar su autorización de tratamiento de datos personales sensibles, para los efectos de usar el aplicativo y dar trámite al proceso de la petición. De no otorgarla, deberán abstenerse de realizar tales peticiones a través del aplicativo y/o de usarlo para tales efectos, por cuanto, para la prestación del servicio y su naturaleza, se requiere dicha autorización.
Mediante el suministro de alguno de los datos personales en la forma señalada en esta Política, y/o la autorización expresa, verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a ALLEGRA COMPANY para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Tratamiento y la ley.
ALLEGRA COMPANY sólo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a ALLEGRA COMPANY para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:
a) Establecer comunicación entre ALLEGRA COMPANY y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos, cualquier mensaje de datos y/o medios físicos.
b) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar y ejecutar estrategias administrativas, laborales y financieras relacionadas con el personal de ALLEGRA COMPANY.
c) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
d) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ALLEGRA COMPANY, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que ALLEGRA COMPANY encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares.
e) Con el fin de preservar la seguridad de ALLEGRA COMPANY, analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de ALLEGRA COMPANY y de aquellos que participen en procesos de selección.
f) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial y de seguridad.
g) Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida que terceros administradores de bases de datos, previa autorización del Titular para dicha consulta.
h) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados, entidades estatales o compañías, así como enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
i) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de ALLEGRA COMPANY, o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros.
j) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales o extranjeros para que estos contacten los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales, así como para tratar y procesar los datos en servidores en la nube de terceros.
k) Vender o ceder los datos a terceros nacionales y/o extranjeros, previo cumplimiento de la legislación vigente y de la presente Política.
l) Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de ALLEGRA COMPANY puedan ser de interés del Titular.
m) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ALLEGRA COMPANY, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que ALLEGRA COMPANY encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares.
n) Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los nuevos contratistas y/o empleados de ALLEGRA COMPANY.
o) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de ALLEGRA COMPANY o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros.
p) Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.
q) Transferir, transmitir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que ALLEGRA COMPANY participe en procesos de fusión, integración, escisión y/o liquidación.
r) Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los nuevos contratistas y/o empleados de ALLEGRA COMPANY.
Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, carteleras o informado mediante correo electrónico o cualquier otro medio que se considere idóneo.
El Titular autoriza expresamente a ALLEGRA COMPANY para que éste almacene sus datos personales de la forma y con las medidas de seguridad que considere más conveniente y adecuada. Las medidas de seguridad con las que cuenta ALLEGRA COMPANY buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, ALLEGRA COMPANY de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos. Los datos, en todo caso tendrán las políticas de seguridad y confidencialidad que se indican en el siguiente link: terralabs.com.co
ALLEGRA COMPANY informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, éstos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En especial, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son derechos de los Titulares los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que les han dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
a) Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es la División Jurídica de ALLEGRA COMPANY a través del correo electrónico: organicosdecolombia@gmail.com, quien ostenta la condición del Área de Protección de datos personales de la compañía, la cual, opera bajo un oficial de protección de datos personales debidamente nombrado.
b) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:
c) Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, ALLEGRA COMPANY responderá la solicitud en un plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
d) Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ALLEGRA COMPANY, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
En caso de que ALLEGRA COMPANY no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
ALLEGRA COMPANY en virtud de los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad, y temporalidad, realizará el tratamiento de datos personales de los titulares. Una vez, cumplido con la finalidad de dicho tratamiento y viéndolo necesario, procederá a la supresión o eliminación de los datos de los titulares, conforme a los siguientes parámetros:
a) ALLEGRA COMPANY evaluará trimestral y semestralmente la información de los titulares, y de acuerdo con sus características y su estado, procederá a elegir aquellos datos que considere a su discreción que deben ser suprimidos o eliminados. Para los efectos, tendrá en cuenta si existen derechos en cabeza de los titulares que impidan la supresión de los datos o si existen deberes legales, contractuales o constitucionales que impidan la eliminación.
b) ALLEGRA COMPANY informará previamente a los titulares la decisión y el fundamento de la supresión de sus datos personales quienes, mediante los canales habilitados, podrán ejercer su derecho a interponer consultas, peticiones o reclamos respecto de dicha decisión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Las consultas, peticiones o reclamos seguirán los procedimientos establecidos en el acápite 12. En el evento que no haya reclamo o petición alguna en relación con la decisión se procederá a la supresión.
c) ALLEGRA COMPANY elevará las actas y registros que correspondan respecto de los procesos de supresión y eliminación de los datos personales de los titulares, para los efectos de trazabilidad del procedimiento.
ALLEGRA COMPANY es respetuoso de los derechos fundamentales de a la intimidad, a la libertad de expresión y al buen nombre y honra de los titulares de sus bases de datos, razón por la cual, para los efectos de garantizar tales derechos, tomará las medidas que considere pertinentes en materia de confidencialidad, tales como las siguientes:
a) Se abstendrá de divulgar parcial o totalmente la INFORMACIÓN CONFIDENCIAL recibida a cualquier persona natural o jurídica, entidades gubernamentales o privadas, que no haya sido autorizada previamente.
b) Se abstendrá de utilizar, explotar, emplear, publicar o divulgar la INFORMACIÓN CONFIDENCIAL en una forma diferente a la autorizada en la presente política.
c) Instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a la INFORMACIÓN CONFIDENCIAL sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida.
d) El uso de la INFORMACIÓN CONFIDENCIAL se realizar observando los principios de la ética y buenas prácticas en materia de protección de datos personales. Para ello, ALLEGRA COMPANY manifiesta expresamente que emplea todos los medios a su alcance para impedir esa utilización irregular o no autorizada de la INFORMACIÓN CONFIDENCIAL.
e) ALLEGRA COMPANY realizará la anonimización de los datos personales de los titulares, cuando considere que pueden afectar su derecho a la intimidad, buen nombre y honra. En todo caso, ALLEGRA COMPANY a petición los titulares y presentándose las razones para ello, realizará la correspondiente anonimización de cualquier dato personal.
f) ALLEGRA COMPANY no censurara la información personal de los titulares, siempre y cuando, este dentro del marco de las buenas costumbres, la ley y la constitución, garantizando el derecho fundamental de los titulares a su libertad de expresión.
ALLEGRA COMPANY aplicará las medidas necesarias para realizar el tratamiento de datos sensibles de los titulares conforme a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, razón por la cual se abstendrá de realizar el tratamiento de datos personales que no este autorizado de manera expresa por parte del titular. Igualmente, implementara las medidas de seguridad y de confidencialidad necesarias para evitar cualquier incidente y/o violación a dicha información. El tratamiento será excepcional y de acuerdo con el tratamiento y las finalidades estipuladas en la autorización cualificada y de conformidad con el principio de Responsabilidad Demostrada.
El cualquier caso, el titular deberá implementar la diligencia necesaria para mantener la reserva y seguridad de su información personal sensible.
En desarrollo del principio de veracidad y calidad de la información, ALLEGRA COMPANY tomará las medidas necesarias para que la información que conste en sus bases de datos sea cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Por tal razón, solicita a los titulares la información que sea necesaria e integral para las finalidades del tratamiento respectivo. Igualmente, solicitara los soportes necesarios, para que la información de sus bases de datos sea comprobable y cierta. Para los efectos los efectos anteriores, ALLEGRA COMPANY implementara las siguientes medidas.
a) Tomara todas las medidas para que, en la recolección de la información de los titulares, se obtenga información completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En tal sentido, implementara medidas de debida diligencia en los medios de recolección de datos para tales fines.
b) Ofrecerá formularios de actualización semestralmente a los titulares, para que, actualicen sus datos personales.
c) Se abstendrá de realizar el tratamiento de datos personales de los titulares, con información parcial, incompleta, fraccionada o confusa.
d) Verificara la identidad de los titulares y de la información que le sea suministrada, solicitando los documentos de acreditación que sean necesarios en cada caso particular, pudiendo solicitar entre otros, los siguientes: Cédula de ciudadanía, Rut, antecedentes judiciales y de policía, historial crediticio, certificaciones de entidades privadas y/o públicas.
e) ALLEGRA COMPANY realizara auditorias semestrales sobre la veracidad y calidad de su información, de encontrar irregularidad y/o falencias en la misma, requerirá a los titulares que suministren la información y soportes que sean necesarios.
ALLEGRA COMPANY se abstendrá de realizar el tratamiento de datos personales que concierna a los antecedentes penales de las personas. No obstante, podrá verificar las bases datos públicas, donde consten este tipo información, con el único y exclusivo fin de garantizar legalidad de sus operaciones y la seguridad de la compañía y sus empleados.
ALLEGRA COMPANY realiza el tratamiento de datos personales automatizado, por lo que, utiliza aplicativos de inteligencia artificial, con el fin de lograr la eficiencia en sus procesos y realizar estudios de perfilamiento. Dichos estudios, no serán puestos a disposición del público y se mantendrán bajo las condiciones de confidencialidad y seguridad estipuladas en esta política.
No obstante, los datos personales que son sometidos a un proceso de automatización, no se utilizan para la toma decisiones individuales sobre los derechos de las personas, y no son el único referente para decisiones que rigen el tratamiento de datos personales de la compañía.
En cualquier caso, en el evento en que se realicen estudios de perfilamiento que eventualmente puedan llevar a afectar a los titulares, ALLEGRA COMPANY informará a los titulares y garantizara su derecho a la objeción frente al tratamiento en mención y sus resultados.
Cualquier duda o solicitud adicional de información será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento.
Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a ALLEGRA COMPANY el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.
ALLEGRA COMPANY podrá transferir o transmitir datos a uno o varios Encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial. Para todos los efectos se entiende que con la aceptación de esta política los titulares consienten que ALLEGRA COMPANY transfiera o transmita internacionalmente los datos a sus proveedores de servicios computacionales en la nube, frente a los cuales ALLEGRA COMPANY certifica que se encuentran ubicados en una jurisdicción con un nivel adecuado de protección (i.e., Estados Unidos en virtud del marco Safe Harbor).
La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y decretos complementarios.
En el evento en que ALLEGRA COMPANY, tenga operaciones y actos que sean objeto y competencia de la regulación de la Unión Europea en materia de Protección de Datos Personales, en su calidad de Responsable, garantizará el ejercicio de las prerrogativas, garantías y derechos conferidos en el Reglamento (UE) 2016/679. Para los efectos, el titular deberá manifestar en su reclamo o petición las razones y hechos que fundamentan la aplicación de tal régimen.
Igualmente, previo al uso del aplicativo, deberá informar tal situación a ALLEGRA COMPANY, a través de los canales habilitados para los efectos.
En cualquier caso, en aplicación del régimen mencionado, ALLEGRA COMPANY garantizara el ejercicio de los derechos de restricción y de portabilidad de datos personales, cuando sean solicitados por parte de los titulares y en los eventos de su procedencia de acuerdo con la regulación.
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